Manejo de información confidencial en las empresas. La eliminación permanente.

Las empresas son lugares donde se maneja una gran cantidad de información y parte de dicha información es considerada confidencial. La Organización Internacional de Estandarización definió hace ya algún tiempo la confidencialidad como la garantía de que la información fuese accesible solo para aquellas personas que estuviesen autorizadas. En todas las empresas se trata con información confidencial: nóminas, expedientes de persona, avisos internos. Además de esta documentación general y común, también encontramos otro tipo de archivos confidenciales que dependen del sector de la empresa. Según a lo que se dedica la empresa en cuestión, se generarán diferentes tipos de documentos. Es el caso de informes médicos, patentes, órdenes de pedido, etc. El rasgo en común de todos estos documentos que hemos citado es que contienen datos sensibles.

¿Qué son los datos sensibles?

Los datos sensibles con aquellos datos que, por su relevancia e importancia en el derecho a la privacidad de cada persona, deben ser tratados, almacenados y eliminados con cuidado y cumpliendo los requisitos que expone la normativa. Eliminar permanentemente documentos con datos sensibles o documentos confidenciales es un punto fundamental del nuevo Reglamento de Protección de Datos.

La eliminación permanente.

Para la eliminación permanente de estos archivos, existen dos opciones. Una es la contratación de una empresa de gestión documental y la otra opción es la adquisición de una destructora de papel.

Desde nuestra experiencia y como profesionales, nuestra recomendación es la adquisición de una destructora de documentos. A continuación, y para finalizar este post, os explicamos qué ventajas tiene comprar una destructora de papel.

– Los documentos con datos sensibles de su empresa no circulan de un lugar a otro sino que se eliminan en el mismo sitio donde se producen, en el lugar de trabajo.

– La eliminación puede ser inmediata. Es decir, en cuanto se considera que ese informe o email impreso ya no se necesita se puede destruir. De esta manera, no se acumula documentación con datos sensibles, evitando el riesgo de que terminen en manos inadecuadas.

– El gasto económico se realiza una sola vez. Las trituradoras de papel tienen una vida útil muy larga. En el caso de las destructoras HSM, los materiales de primera categoría y la calidad “Made in Germany” garantizan seguridad y durabilidad. Además, cuentan con 3 años de garantía. Por tanto, la amortización del desembolso económico está asegurada.

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